3.1 Документальне оформлення руху коштів у касі та бухгалтерська обробка касових звітів.
Жодна касова операція має проводитися без наявності первинних виправдувальних документів, оформлених належним чином.
Первинна документація касових операцій:
прибутковий касовий ордер ;
-видатковий касовий ордер ;
-Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів.
Розглянемо порядок оформлення господарських операцій, у яких обсяг готівки у касі збільшується. Ці операції можуть бути такі:
1.Отримання виручки готівкою:
-За реалізацію продукції, виконання робіт, надання послуг;
2.Розрахунки готівкою до каси:
-Повернення виданих авансів;
-надходження за раніше пред'явленими претензіями;
3. Позики готівкою:
-Кредити банків для працівників;
-короткострокові та довгострокові позики.
Оформляються операції з внесення до каси готівки таким чином:
1. Особа, що вносить готівку, представляє супровідні документи, а також довіреність (якщо це необхідно) для здійснення цієї операції в бухгалтерію організації.
2. Головний бухгалтер складає прибутковий касовий ордер та квитанцію до нього, підписує обидва документи, перевіряючи правильність їх заповнення, ставить на квитанції печатку підприємства, реєструє ордер у журналі реєстрації.
3. Головний бухгалтер передає прибутковий касовий ордер та супровідні документи касиру
4. Касир перевіряє відповідність сум готівки за супровідними документами, прибутковим ордером, квитанцією до нього та перераховуєпередані особою, яка вносить кошти до каси готівки. При збігу всіх сум касир підписує прибутковий ордер, квитанцію до нього і видає квитанцію на руки особі, яка вносить готівку.
5. Касир надходить готівку, реєструє операцію в касовій книзі, гасить прибутковий касовий ордер та додані до нього документи штампом або написом "отримано"
6. Головний бухгалтер зазначає погашений прибутковий касовий ордер у журналі реєстрації.
Розглянемо тепер другий тип касових операцій - операції з витрат готівки з каси. До них відносяться такі операції:
1. Видача заробітної плати
2. Здача виручки на розрахунковий рахунок у банку.
3. Видача сум готівкою:
-Під звіт і т. д.
Оформляються операції з витрати готівки наступним чином:
1. Головний бухгалтер складає та перевіряє видатковий касовий ордер, який підписується керівником та головним бухгалтером, та реєструє його в журналі реєстрації.
2. Касир приймає видатковий касовий ордер до виконання, видає готівку, вимагаючи при цьому від сторонньої фізичної особи обов'язкового пред'явлення документа, що засвідчує його особу.
3. Касир гасить прибутковий касовий ордер, реєструє досконалу операцію у касовій книзі.
4. Головний бухгалтер зазначає видатковий касовий ордер у журналі реєстрації як погашений.
Видачу грошей касир провадить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або документі, що його замінює. Якщо видача грошей провадиться за довіреністю, оформленою в установленому порядку, у тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією зазначається прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей. Якщо видача грошей провадиться
а)у платіжній (розрахунково-платіжній) відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено зазначених виплат, поставити штамп або зробити відмітку від руки: ”Депоновано”;
б) скласти реєстр депонованих сум;
в) наприкінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості зробити напис про фактично виплачені суми, що підлягають депонуванню, звірити їх із загальним підсумком по платіжній відомості та скріпити підпис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Гроші за відомостями видавав (підпис)". Видача грошей касиром і роздавачем по одній відомості забороняється;
г) записати в касову книгу фактично виплачену суму та поставити на відомості штамп: "Видатковий касовий ордер № _____".
Бухгалтерія здійснює перевірку відміток, зроблених касиром у платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях, та підрахунок виданих та депонованих за ними сум.
Депоновані суми здаються у банк, і здані суми складається один загальний видатковий касовий ордер.
Прибуткові касові ордери та квитанції до них, а також видаткові касові ордери та документи, що їх замінюють, повинні бути заповнені бухгалтерією чітко і ясно чорнилом кульковою ручкою або виписані на машині (пишучій, обчислювальній). Підчистки, помарки чи виправлення у цих документах не допускаються. У прибуткових і видаткових касових ордерах вказується підстава їхнього складання і перераховуються документи, що додаються.
Видача прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, на руки особам, які вносять або отримують гроші, забороняється. Прийом та видача грошей за касовими ордерами може проводитись лише в день їх складання. При отриманні прибуткових і видаткових касових ордерів або тих, що їх замінюютьдокументів касир зобов'язаний перевірити:
а) наявність та справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому касовому ордері або документі, що його замінює, дозвільного напису (підпису) керівника підприємства або осіб на це уповноважених;
б) правильність оформлення документів;
в) наявність перелічених у документах додатків.
У разі недотримання однієї з цих вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. Прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють, негайно після отримання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а додані до них документи погашаються штампом або підписом “Оплачено” із зазначенням дати ( числа, місяця, року ).
Типові помилки при заповненні прибуткового та видаткового касових ордерів:
-не вказується назва організації
-не проставляються чи виправляються номери касових ордерів, не дотримується правило наскрізної нумерації з початку року
-неправильно вказується чи не вказується дата
-не проставляється або неправильно вказується кореспондуючий
-після здійснення операції на ордері не проставляються позначки «погашено» або «оплачено»
-відсутні необхідні підписи та печатки
відсутні розписи одержувачів коштів
Усі надходження та видачі готівки підприємства враховуються в касовій книзі. Кожне підприємство веде лише одну касову книгу, яка має бути пронумерована, прошнурована та опечатана сургучним або мастичним друком. Кількість листів у касовій книзі засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера цього підприємства.
Записи в касовій книзі ведуться в 2-х примірниках через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою.Другі екземпляри аркушів мають бути відривними та служать звітом касира. Перші екземпляри листів залишаються у касовій книзі. Перші та другі екземпляри листів нумеруються однаковими номерами. Підчистки та не обумовлені виправлення у касовій книзі не допускаються. Виправлення в касовій книзі робляться шляхом закреслення тонкою рисою неправильних сум так, щоб можна було прочитати закреслене, надписується над закресленим виправлена сума, внизу (на вільному місці) робиться застереження «виправлено на суму______» (сума вказується прописом і засвідчується підписами касир бухгалтера).
Записи в касову книгу проводяться касиром відразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або іншому документу, що його замінює. Щодня наприкінці робочого дня касир підраховує підсумки операцій за день виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний лист з прибутковими видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.
Типові помилки при заповненні касової книги:
-не проставляється чи неправильно вказується кореспондуючий рахунок;
-Не завжди проставляється сума залишку грошей на початок дня;
-Помилки при підрахунку підсумкових сум та залишку;
-Іноді записи ведуться помісячно, замість того, щоб вести їх щодня або раз на три-п'ять днів.
3.2Синтетичний та аналітичний облік коштів у касі.
Для обліку наявності та руху коштів у касі підприємства використовується активний рахунок 50 ”Каса”. Сальдо рахунку вказує на наявність суми вільних грошей у касі підприємства початку місяця; оборот по дебету - суми, що надійшли готівкою до каси, а, по кредиту -суми, видані готівкою. Касові операціїзаписуються за кредитом рахунки 50 і відбиваються у журналі-ордері №1. Оберти за дебетом цього рахунку записуються у різних журналах-ордерах і, крім того, контролюються відомістю №1. Підставою заповнення журналу-ордера №1 й у відомості №1 служать звіти касира. Кожному звіту у регістрі відводиться один рядок незалежно від періоду, за який складено касовий звіт. Кількість зайнятих рядків у журналі-ордері та у відомості має відповідати кількості зданих касиром звітів.
Ведення касових операцій оформляється такими проводками:
Надходження готівки до каси за чеками з банку:
Кредит 51 "Розрахунковий рахунок".
Надходження до каси за прибутковими касовими ордерами суми залишків підзвітних сум:
Кредит 71 "Розрахунки з підзвітними особами"
Надходження до каси за реалізацію зайвих невикористаних МШП:
Кредит 48 "Реалізація інших активів".
Надходження до каси за реалізацію готової продукції та надання послуг:
Кредит 46 “Реалізація продукції (робіт, послуг).
Видача за видатковими касовими ордерами або іншими документами, що їх замінюють:
Дебет 71 "Розрахунки з підзвітними особами",
70 “Розрахунки з персоналом з праці”,
76 "Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами".
73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями";
Кредит 50 "Каса".
Депонування не виданих вчасно сум заробітної плати:
Дебет 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці"
Кредит 76 "Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами"
Здача виручки від, депонованих сум на рахунки банках:
Дебет 51 "Розрахунковий рахунок"
Кредит 50 "Каса".
Облік виявленої недостачі:
Дебет 84 ”Нестачі та втрати від псування цінностей”
Кредит 50 "Каса".
Дебет 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями"
Кредит 84 "Нестачі та втрати від псування цінностей"
Утримання недостачі із заробітної плати:
Дебет 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці"
Кредит 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями"
Внесення суми на погашення недостачі суми на погашення недостачі до каси:
Кредит 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями".
Встановлення надлишків у касі:
Кредит 80 "Прибутки та збитки".
Інвентаризація (ревізія) наявності коштів у касі провадиться відповідно до Положення про бухгалтерський облік та звітність не менше одного разу на місяць. Ревізія каси проводиться раптово комісією, призначеною наказом керівника підприємства, у присутності касира. При цьому поаристо перевіряються готівка, грошові документи, цінні папери та бланки суворої звітності.
Розписки на видані суми готівкою, не оформлені видатковими касовими ордерами, до залишку по касі не включаються. Результати інвентаризації оформлюються актом (ф. № інв. 15).
На зворотному боці акта матеріально відповідальна особа пише пояснення про причини надлишків чи нестач, встановлених інвентаризацією, а керівник підприємства – рішення за результатами інвентаризації. Виявлені надлишки готівки припадають з наступним перерахуванням до доходу бюджету (на держпідприємствах) або перераховуються до доходу підприємства:
К-т сч.68 ”Розрахунки з бюджетом”, 80 ”Прибутки та збитки”.
У разі виявлення недостач їх суми підлягають стягненню з матеріально відповідальної особи (касира) та оформлюються записом: