Microsoft Outlook використовує папки для зберігання наборів даних. Папка Outlook – це місце зберігання таких елементів, як нові повідомлення електронної пошти («Вхідні»), надіслані повідомлення («Надіслані») або збережені повідомлення. У папках пошуку повідомлення не зберігаються. Папками пошуку називаються віртуальні папки, що містять уявлення всіх елементів електронної пошти, які відповідають певним умовам пошуку. Папки пошуку містять результати попередньо визначених пошукових запитів. Повідомлення, що відображаються там, зберігаються в одній або декількох папках Outlook.
При створенні папки пошуку можна вибирати з кількох варіантів, таких як "Пошта з вкладеннями" або "Пошта від певних людей". Можна також створювати власні папки пошуку. Для цього потрібно задати певні умови пошуку, яким повинні задовольняти повідомлення, що відображаються в папці. Кожна папка пошуку є збереженим результатом пошуку елементів, що задовольняють умовам, по всіх папках, що своєчасно оновлюються. Зверніть увагу, що при видаленні папки пошуку не відбувається видалення повідомлень, що відображаються в ній, так як папка пошуку містить не самі повідомлення, а посилання на них. Однак, якщо відкрити одне або кілька повідомлень з папки пошуку і видалити їх, повідомлення будуть видалені з папки Outlook, де вони зберігалися.
Для створення паки пошуку поштою в менюФайл виділіть пункт «Створити» і виберітьПапка пошуку. Щоб використати заздалегідь визначену папку пошуку, клацніть заздалегідь визначену папку пошуку. Якщо ви запитано, у групі «Налаштування папки пошуку» вкажіть критерії пошуку. Щоб вказати іншу поштову скриньку для використання під час пошуку, у групіНалаштування папки пошуку натисніть стрілку, а потім виберіть поштову скриньку зі списку.