При створенні запиту можна задавати критерії, внаслідок чого на запит буде здійснено відбір лише потрібних записів.

Щоб знайти записи за конкретним значенням у якомусь полі, потрібно ввести це значення в дане поле в рядкуУмова відбору бланкаQBE (рис.18). При цьому критерії мають бути укладені в лапки. Якщо Access ідентифікує введені символи як критерії відбору, укладає їх у лапки автоматично, а якщо ні, то повідомляє про синтаксичну помилку.

Для створення запиту з кількома критеріями користуються різними операторами. Розглянемо їх докладніше.

1.Арифметичні операції

До них належать:* (помножити);+ (плюс);- (мінус);/ (розділити);^ (ступінь)

2.Операції порівняння

До них відносяться: (більше);>= (більше або одно);= (рівно);<> (не рівно)

3.Логічна операціяАБО

Можна задати кілька умов відбору, з'єднаних логічним операторомАБО (or ), для деякого поля одним із двох способів:

  • можна ввести всі умови в один осередок рядкаУмова відбору, з'єднавши їх логічним операторомАБО (or). У цьому випадку буде обрано дані, що задовольняють хоча б одній з умов. Наприклад, запис4 або 5у поліОцінка відповідає тому, що будуть обрані записи студентів з оцінками 4 або 5;
  • можна ввести другу умову в окрему комірку рядкаабо бланка запиту (рис.20).

Мал. 20. Вікно конструктора запитів із логічним оператором АБО

  1. Логічна операціяІ

Логічна операціяІ (and ) використовується в тому випадку, коли повинні бути одночасно виконаніобидві умови відбору записів. Наприклад, умова>2 and 4дозволить відібрати записи студентів, які не мають оцінок 4.

В цьому випадку можна не використовувати лапки.

5.ОператорBetween… And

ОператорBetween… And (між … і …) служить для вибору значень із певного інтервалу. Наприклад, умоваBetween #01.01.80# and #31.12.80#у поліДата народження таблиціВикладачідозволить вибрати викладачів 1980 року народження.

6.ОператорIn

ОператорIn (в) служить визначення, чи міститься елемент даних у списку значень. Наприклад, операторIn(“професор”,”доцент”,”помічник”), записаний для поляПосада дозволяє відібрати записи, що відповідають зазначеним посадам.

7.ОператорLike

Цей оператор корисний для пошуку зразків у текстових полях, причому допускає використання масок введення:

* - будь-яка кількість довільних символів;

? - Один довільний символ;

Наприклад, для вибору прізвища, що починається з літери П, можна записати умовуLike“П*”.

У Access також використовується ряд функцій, які задають умови відбору для дати та часу:

Day(дата) - повертає значення дня місяця в діапазоні від 1 до 3;

Month(дата) - повертає значення місяця року в діапазоні від 1 до 12;

Year(дата) – повертає значення року у діапазоні від 100 до 9999.

Можна задати обчислення над будь-якими полями таблиці і зробити значення новим полем у запиті. Для цього в рядкуПоле бланкаQBE вводиться формула для обчислення, причому імена полів укладаються у квадратні дужки.

Наприклад, умова=[Оклад]*0.15дозволить збільшитиоклад на 15%.