Відомі різні види контролю та ознаки їх класифікації. Як останні можуть бути особливості суб'єктів контролю, характер завдань, взаємовідносини суб'єкта контролю з підконтрольним об'єктом, використовувані методи та техніка контролю та ін.
Виділяють такі види контролю :
- зовнішні види контролю.
Залежно від суб'єкта розрізняють:
-державний,
-відомчий,
-суспільний види контролю, які, у свою чергу, можуть мати підвиди.
Їх відносять до загальних, оскільки ці види використовуються у всіх сферах суспільного та державного життя.
При організації контролю необхідно враховувати наступне: виконання контрольних функцій повинно доручатися особам, достатньо компетентним у питаннях, що підлягають контролю, щоб оцінити причини та наслідки можливих відхилень, пропозиції щодо усунення, працівники, які здійснюють контроль, не повинні бути пов'язані єдиними матеріальними інтересами з підконтрольними підрозділами, щоб забезпечити об'єктивність та принциповість оцінок.
Поки що далеко не кожне підприємство має чітку систему внутрішньогосподарського контролю. Тим часом вона має забезпечувати організаційні, технічні та економічні умови, що гарантують принциповість контролю. Одночасно контроль має бути систематичним, масовим, голосним, включати різноманітні форми та способи самоконтролю.
Подібна переплетеність визначила формування та впровадження в діяльність підприємств, організацій та установ всеосяжної концепції планування, контролю, звітності та менеджменту, яка отримала назву“контролінг”.
Якщо розглядати контроль поза рамками контролінгу, а обмежитися йогострижнем – порівнянням заданого і дійсного значень, слід розрізнятиконтроль за критерієм “залежності від процесу”.Такий підхід важливий для правильності оцінки управлінського рішення.
безпосередня залежністьвід процесу є, якщо носій контролю сам визначає реалізовані або підлягають відповідальності результати.
Непряма залежністьвід процесу є, якщо діяльність з контролю здійснюється особою, яка пов'язана посадовими обов'язками по відношенню до особи, відповідальної за результати підконтрольної діяльності.
Незалежністьвід процесу є, якщо особа, яка здійснює контроль, ні прямо, ні опосередковано не залежить від контрольованого процесу.
- власне контроль - це діяльність, яка здійснюється безпосередньо або опосередковано залежать від процесу особами;
- перевірка (ревізія, аудит) – це діяльність із контролю, що здійснюється особами, ні прямо, ні опосередковано які залежать від оцінюваного процесу, результату.
Класифікаціявидів контролю проводитьсяз наступних підстав:
а) щодо належності до підприємства носія контролю (внутрішній та зовнішній контроль чи перевірка);
б) за обов'язковістю контролю (добровільний контроль, контроль за статутом, договірний контроль, контроль відповідно до законодавства);
в) за об'єктом контролю (контроль за об'єктом, контроль за рішенням, контроль за результатами);
г) за регулярністю (регулярний та нерегулярний контроль, спеціальні перевірки);
д) за обсягом контролю (повний, суцільний чи вибірковий контроль);
е) стосовно часу реалізації контрольованих управлінських рішень та дій (попередній, поточний та наступний)контроль).
11.3. Система контролю виконання прийнятих рішень
Створюючи систему контролю виконання прийнятих рішень, необхідно виконати комплекс дій щодо планування та організації контрольної діяльності на підприємстві, в організації чи установі. Комплекс дій з організації контролю повинен включати наступні елементи.
1.Вибір концепції контролю. (Менеджер повинен вирішити, чи слід на підприємстві застосувати всеосяжну систему планування, контролю, звітності та менеджменту - "контролінг" або організувати контрольну діяльність застосовуючи приватні перевірки та контролі).
2.Визначення мети контролю. (Менеджер на даному етапі формування системи контролю встановлює критерії доцільності, правильності, регулярності та ефективності проведення контрольних заходів).
3.Визначення об'єктів контролю.(При плануванні контрольних заходів поза рамками контролінгу менеджер повинен визначити спрямованість контрольних заходів. Як об'єкти контролю можуть виступатипотенціали, методи, результати,проміжнііпідсумкові показники діяльності підприємства).
4.Визначення контрольованих норм.(В їх якості виступають об'єкти посадових або функціональних обов'язків, такі як етичні, правові, виробничі та порівняльні норми, цілі, завдання, види діяльності підприємства.
5.Визначення суб'єктів контролю. Ця дія передбачає вибір виду контролю за критерієм "залежності від процесу".
6.Визначення методів контролю.
(У напрямку: -прогресивний контроль – від стану речей до його відображення або
-ретроградний контроль – від відображення до стану речей;
- методи безпосереднього контролю та
- методи непрямого контролю (по контрольним індикаторам).
7.Визначення обсягу контролю.
Розрізняють:повний,
Суцільний,
вибірковий контроль.
Правильний вибір обсягу контролю істотно впливає на ефективність контрольної роботи, управлінської діяльності та роботи підприємства в цілому. Наприклад, в умовах масового виробництва суцільний контроль може призвести до значного збільшення чисельності персоналу контрольних органів, збільшення витрат та зниження обсягів реалізації готової продукції. Тому в цих умовах вдаються, як правило, до вибіркового контролю за якістю продукції).
8.Визначення дій з контролю. (При необхідності керівник може вказувати послідовність заходів при здійсненні конкретної програми контролю. У ряді випадків особи, залучені до проведення контрольних заходів, можуть діяти розрізнено).
9.Визначення точок контролю. (Організовуючи контрольні заходи необхідно чітко позначити місце чи місця здійснення контрольних заходів, час початку та закінчення контролю, встановити послідовність контрольних заходів).
10.Визначення засобів контролю. (З метою підвищення якості контролю необхідно забезпечувати контрольну діяльність певними ресурсами. Як ресурси можуть бути використані, наприклад, різні рахункові пристрої, комп'ютери з відповідним програмним забезпеченням тощо)
11.Визначення областей контролю. (При ухваленні рішення про проведення контрольних заходів слід чітко позначити область об'єкта контролю, параметри якої цікавлять керівника. Це дозволитьзнизити витрати часу та ресурсів на здійснення контрольних заходів, а також обмежити потік інформації, що проходить через керівника. Наприклад, під час аудиторської перевірки контролю можуть бути піддані окремі статті балансу підприємства).
12.Визначення допусків на похибки. (При організації контрольних заходів необхідно встановити величину припустимої помилки результатів контролю. Методика розрахунку цієї величини наводиться у відповідній статистичній навчальній чи довідковій літературі).
13.Визначення способу повідомлення результатів контролю. (За результатами контролю зазвичай складається акт з підписами осіб, які здійснювали контрольні заходи, та осіб, дії чи об'єкти відповідальності яких піддавалися перевірці. У письмових звітах можуть бути зазначені особливі думки щодо результатів перевірки).
14.Визначення способу оцінки відхилень. (Ця дія передбачає аналіз відхилень, локалізацію їх причин, встановлення відповідальності, дослідження можливостей виправлення ситуації).
Слід мати на увазі, що контрольні заходи, що проводяться спонтанно, безсистемно не дадуть позитивних результатів. У межах комплексу діяльності підприємства слід дотримуватися принципу систематичності і всебічності контролю над виконанням решений. На підприємстві має бути недоторканних контролю зон чи ділянок роботи. Їх існування може стати джерелом серйозних конфліктів усередині підприємства, а й із суб'єктами зовнішнього оточення, джерелом правопорушень тощо.