Якщо справа стосується отримання чи надання будь-яких послуг, придбання товару, виконання замовлення і у вас немає впевненості в тому, що виконавці не підведуть, слід вимагати оформлення гарантійного листа.
Що таке гарантійний лист?
Документ, що підтверджує гарантії будь-яких намірів відправника щодо одержувача, називається гарантійним листом.Цей папір має відношення до різновиду ділового листування і про його суть можна судити за самою назвою «гарантійне».
Гарантувати можна все, що завгодно:
- Купівлю товару чи його оплату;
- Виконання робіт;
- Надання послуг;
- Надання інформації;
- Відстрочення платежу;
- Відповідність якості товару нормам.
Скласти такий документ може:
- Юридична особа у формі ТОВ чи ІП;
- Сам працівник, який бажає надати послуги за договором підряду.
Складається документ перед початком співробітництва або під час зриву термінів.
Лист про гарантії не є заміною основного договору між сторонами і має нижчий юридичний статус.
Загальний бланк гарантійного листа завантажити.
Нюанси складання листа про гарантії
Для складання правильно оформленого та дієвого документа, який насправді буде частиною гарантійного механізму, необхідно дотримуватись деяких правил:
- Перше –документ повинен нести якомога більше інформації про укладача – реквізити банківського рахунку, повну назву організації, місцезнаходження банківської установи, в якій відкрито рахунок;
- Друге –необхідно в лист вставити невелике «але», про те, що якщо не вчасно виплачуватиметься необхідна сума за надання або заздалегідь виконану послугу, то ви маєте право нараховувати підвищений відсоток за кожен прострочений день. Це забезпечує отримання вищої суми, ніж за ст. 395 ЦК України за використання у власних цілях чужих грошей;
- Третє – дуже важливо, щоб такий папір був підписаний головним бухгалтером, якщо він юридична особа.
Як написати та оформити гарантійний лист?
Цей документ має певну кількість важливих пунктів, уникати яких при оформленні не можна:
До документа бажано додати доповнення:
- Копії свідоцтва про реєстрацію;
- Виписки з ЄДРЮЛ;
- Свідоцтво платника податків;
- Наказ про призначення гендиректора та копію інших необхідних документів.
Що включає виписка з ЄГРЮЛ?
Деякі деталі:
- Заголовок повинен нести конкретику - здійснення робіт або здійснення оплати та інше. У тексті слово “гарантія” можна замінити порукою, завіренням та іншими синонімами;
- У листі не допускається застосування розмовних оборотів, воно складається лише у діловому, стриманому стилі;
- Складати лист бажано за допомогою коротких та конкретних пропозицій;
- Лист має розміщуватися на одному аркуші.
Приклад правильного складання документа можна завантажити тут.
Гарантії про оплату
Лист "гарантії про оплату" переконує одержувача у виконанні своєчасної оплати або відшкодування витрат, що вказується в основнійчастини.
- Можливість кредиту;
- Яка відповідальність за порушення домовленості;
- Суму платежу необхідно вказувати точно цифрами та прописом.
Все інше заповнюється за стандартом.
Як вести облік купівлі та продажу – корисну інформацію ви знайдете тут.
Гарантії на виконання робіт
У такому документі йдеться про терміни виконання робіт чи окремих її етапів.
Це зобов'язання можна скласти і перед підписанням договору, тоді в ньому проставляється обсяг виконаних робіт до даної дати. Але зазвичай лист полягає у зриві термінів, зазначених у договорі.
Оплата заборгованості
Шапка паперу заповнюється за стандартом, а ось текст має свої нюанси, в ньому вказується:
- Розмір заборгованості;
- Договір, на підставі якого виникла сума;
- Дата оплати;
- Банківський рахунок платника;
- Строки погашення боргу або графік, відповідно до якого борг погашатиметься частинами, розміри цих частин;
- Розмір штрафу, якщо терміни буде порушено.
Зразок заповнення гарантійного листа на оплату тут.
Іноді у цьому листі може бути вказано причину виникнення прострочення.
Такі папери складаються від імені будь-якої особи, призначаються як організації, так приватної особи.
Лист про послуги
Якщо укладено договір з підрядником або іншим виконавцем, після внесення передоплати, краще наполягти на складанні гарантійного листа з його боку. У папері він гарантуватиме якість послуг, що надаються, та дотримання обумовлених термінів.
Лист складається у загальноприйнятому форматі, де фірма-виконавець гарантує виконання всіхнеобхідні вимоги замовника.
Складання гарантійного листа на послуги виконується і у тому випадку, коли підприємство просить надати йому певні послуги та вказує в документі дату та форму оплати у разі виконання замовлення.
Про акт виконаних послуг ви можете прочитати тут.
Юридична сила гарантійного листа
Звичайно, лист не може бути 100% гарантією повернення боргу, багато постачальників сильно ризикують, постачаючи товар своїм клієнтам, які вже є боржниками. Вони заручаються гарантійними листами про повернення грошей та продовжують надавати послуги, щоб не втратити клієнта.
Якщо людина непорядна, то жодний гарантійний лист не допоможе постачальнику.
Лист під час судових розглядів буде доказом того, що борг був, і боржник його визнавав.
Тут ви побачите, що краще: ІП чи ТОВ.
У Цивільному Кодексі Україна немає жодного слова про гарантійний лист, але вже склалася юридична практика, згідно з якою можна використовувати цей документ у судових засіданнях з метою залучення боржника до відповіді.
І тому необхідно, щоб лист було грамотно складено, у разі слід спиратися на ст. 435 - 443 ДК РФ.
Для цього, у момент складання гарантійного паперу, постачальник має запропонувати оферту товару, а покупець – письмово з цим погодитись, тобто зробити акцепт. І тоді такий документ у суді матиме юридичну силу на користь позивача.
Все, що потрібно знати про гарантійні листи.
У будь-якому випадку, складаючи гарантійний лист, навіть при дотриманні всіх розпоряджень і дотримуючись офіційних зразків,не варто нехтувати договором та накладними, як основою надання послуг або постачання товару.
Тільки тоді є шанс у суді виграти справу та домогтися стягнення боргу з відповідача.
">